Cómo funciona el presupuesto para las empresas

Los presupuestos son una parte integral de la gestión de cualquier negocio de manera eficiente y efectiva. Sirven como un plan de acción para los gerentes, así como un punto de comparación al final del período. Entonces, ¿cómo funcionan los presupuestos y cómo se pueden usar para evaluar hacia dónde va un negocio? En este artículo, le presentaremos los presupuestos y le mostraremos cómo los usan las empresas.

Presupuestos comerciales

Cuando la mayoría de las personas piensan en presupuestos, piensan en un presupuesto familiar típico: dada una cierta cantidad de dinero, ¿cuánto se debe asignar a varios gastos? Este sistema generalmente funciona bien para las personas, pero en el mundo de los negocios debe haber una mayor participación. Determinar cuánto gastar en diversos gastos es solo la mitad de la batalla. La otra mitad es para que una compañía pueda juzgar efectivamente su desempeño financiero de gasto. Independientemente del tipo de negocio, la capacidad de medir el rendimiento utilizando presupuestos es una cuestión de vida o muerte en el mundo de los negocios.

¿Quién usa los presupuestos?

Casi todos usan presupuestos de alguna forma. Desde el presupuesto familiar hasta los presupuestos gubernamentales multimillonarios, son una herramienta bastante universal.

Sin embargo, el presupuesto de una empresa es un poco más complicado. La mayoría de las empresas comenzarán con un presupuesto maestro o estático. Un presupuesto estático es un presupuesto con números basados ​​en productos e insumos planificados para cada una de las divisiones de la empresa. Es la primera parte del presupuesto, que determina cuánto tiene una empresa y cuánto gastará. Estos son montos proyectados y la compañía espera mantenerse dentro de estos límites. Para calcular los números, los gerentes utilizan métodos de pronóstico económico para determinar un presupuesto estático realista.

Presupuestos cambiantes

Como puede haber experimentado con sus propias finanzas, los gastos que no forman parte del presupuesto a menudo aparecen. Sin embargo, el presupuesto estático actúa como una guía; no obliga a la empresa a permanecer dentro de esos límites.

En otras palabras, un presupuesto es simplemente una herramienta que se utiliza para ayudar a tomar decisiones comerciales. Cuando se trata de algo que no estaba previsto cuando se preparó el presupuesto estático, las empresas pueden decidir gastar más dinero o gastar más en un área diferente a la planificada originalmente, aunque el presupuesto estático seguirá siendo una guía. . Los presupuestos pueden siempre ser cambiado.

Uso de un presupuesto para evaluar el desempeño

Entonces, ¿qué sucede cuando termina el período? Es hora de determinar si nos ajustamos a nuestros gastos planificados. Es entonces cuando se utiliza un presupuesto flexible. Un presupuesto flexible es un presupuesto con cifras que se basan en la producción real. Luego se compara con el presupuesto estático de una empresa para obtener variaciones (diferencias) entre el nivel de gasto esperado y lo que realmente ocurrió.

Con un presupuesto flexible, los valores presupuestados en dólares (es decir, costos o precios de venta) se multiplican por unidades reales para determinar qué número en particular se le dará a un nivel de producción o ventas. Esto produce los costos variables totales involucrados en la producción. El segundo componente del presupuesto flexible es el costo fijo. Por lo general, el costo fijo no difiere entre los presupuestos estáticos y flexibles.

Hay toneladas de variaciones que pueden surgir en el sistema de presupuesto estático. Los dos más básicos son la variación del presupuesto flexible y la variación del volumen de ventas. La variación del presupuesto flexible compara el presupuesto flexible con los resultados reales para determinar los efectos que los precios o los costos han tenido en las operaciones. La variación del volumen de ventas compara el presupuesto flexible con el presupuesto estático para determinar el efecto que el nivel de actividad de una empresa tuvo en sus operaciones.

A partir de estos dos presupuestos, una empresa puede desarrollar presupuestos individuales flexibles y estáticos para cualquier elemento de sus operaciones. Por ejemplo, la variación del presupuesto estático es la diferencia entre el presupuesto estático y los resultados reales de la empresa. Las variaciones siempre se clasifican como favorables o desfavorables.

Si la variación en el volumen de ventas es desfavorable (el presupuesto flexible es menor que el presupuesto estático), las ventas de la empresa (o la producción con una variación en el volumen de producción) serán inferiores a lo previsto. Sin embargo, si la variación del presupuesto flexible fuera desfavorable (la variación afecta negativamente los flujos de efectivo eventuales) esto sería el resultado del precio o el costo. Al saber dónde la empresa se queda corta o excede la marca, los gerentes pueden hacer un mejor trabajo al evaluar el desempeño de la empresa y utilizar la información para realizar cambios para agilizar aún más sus procesos.

Implementación de presupuestos

Si tiene su propio negocio (o hogar), No es difícil implementar un presupuesto flexible basado en los números de la empresa. No es necesario ser contador: las matemáticas son simples y, al final, generalmente vale la pena el esfuerzo. Después de todo, es difícil saber cómo puede hacer que su empresa sea mejor y más rentable cuando ni siquiera sabe dónde está perdiendo la marca.

La línea de fondo

Todas las grandes empresas del mundo utilizan presupuestos flexibles, y puede apostar que hay una buena razón para ello. Entonces, la próxima vez que piense en presupuestar, piense más allá del presupuesto estático con el que la mayoría de la gente está familiarizada. Comprender los presupuestos flexibles puede ayudarlo a obtener una gran cantidad de información a través del análisis que las variaciones presupuestarias brindan a quienes las utilizan.

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